文/黄铭媛 申星

会议纪要不是会议记录，撰写会议纪要格式需规范，称谓要正确，录音不可少，笔记不可缺。

(资料图)

小潘原在上海某咨询公司从事会议咨询工作，后加入国内某大型制造业企业总裁办。最近，公司董事长间或带着她出席一些高层会议。一次会后，董事长随口说了一句“今天的会议你写个纪要”。

小潘不以为意，觉得自己好歹曾经也是个会议咨询师，写这种东西还不手到擒来？晚上不到1个小时小潘就完成了董事长交待的任务，然后发了过去。

然而，第二天早上9点刚上班，董秘就通知她马上到董事长办公室一趟。刚进门，董事长就冷冷地把小潘的会议纪要打印稿扔在她面前呵斥道，“看看你写的东西，这是会议纪要吗？你这是会议记录！”

不过，董事长很快平复好情绪，将昨天的会议主旨和相关内容复述了一遍，而此时的小潘脑子却是一片空白。

看着小潘木讷的表情，董事长吩咐董秘带着小潘重写一次。

什么是好的会议纪要

走出董事长的办公室，董秘对小潘表示，由于自己工作比较多，加上董事长做事讲究时效性，他会第一时间完成会议纪要。至于怎么写会议纪要的问题，他表示下班后小潘可以再来找他咨询。

下午还没到下班时间，小潘就早早地来到了董秘办公室。就在两个小时前，董秘改过的会议纪要已经被董事长发送到了集团的大群里。小潘看到会议纪要内容后大感震惊，她有太多的问题迫切想问董秘了。

会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件，包括会议的基本情况、主要精神及中心内容。

它一方面可以让与会人员进一步地理解会议主题以及明确会议目的；另一方面可作为会议决议的索引文件、人员的培训材料，并起到一种具体指导和规范的作用。

以上只是会议纪要的基本要求，董秘告诉小潘，真正好的会议纪要除了要让参会人员快速明白该次会议的主旨脉络和内容概要，还要让其他未参会的人员如临现场，让所有人明白会议过程中提到关键词的概念涵义、参会相关人员的公司背景与主营业务/产品等内容。

常见的几个误区

简单说明了什么是好的会议纪要后，董秘又向小潘分享了他工作以来所总结的几个常见会议纪要写作误区。

1. 搞不清会议纪要写给谁看

撰写会议纪要是很多职场新人（包括新入职的职场“老人”）可能面临的工作之一。完成后的会议纪要一般需要报送与会人员、其他同事或与此相关的领导，还有可能发送给公司的客户或潜在投资人。除非会议发起人或与会的最高领导明确说会给谁，一般情况下要尽可能兼顾所有潜在可能的阅读者。

2. 不明白写会议纪要的目的

只要弄清楚会议纪要是给谁看的，那领导让我们写会议纪要的目的便很明确了。有时候为了起到培训和统一思想的作用，会全员发送；有时候为了让股东对公司的内部经营安心，会定向发送；有时候为了向潜在投资人融资，需要适当地展示会议里所提到的研发进度和相关细节……具体有什么目的，可向会议发起人或与会的最高领导咨询。

3. 混淆会议纪要和会议笔记

会议笔记主要是如实地记录会议中各发言人发言的具体内容，须按照时间顺序详细记录。简单的会议笔记甚至不需要考虑发言人的发言逻辑，要求稍微复杂的会议笔记则需要进一步地整理发言逻辑。

会议纪要比会议笔记要求更高，除了如实记录发言人的所有发言内容，还要进一步地根据整个会议的目的、主题和议题重新组织发言内容。

如果我们把会议笔记理解成对会议客观陈述的“信”，那会议纪要就是对会议客观陈述的艺术化再加工了，即还需要做到“雅”和“达”。

4. 总以为有写作范式或模板

稍微有点职场经验的人在刚接到会议纪要的工作任务时，第一反应就是寻找以往公司所做的会议纪要或向公司内部的前辈讨要写作模板或写作范式。

事实上，会议纪要除了开头的简要介绍会议概况（内容包括名称、时间、地点、与会人员、主持者）以及起始段关于会议的目的属于模板化的内容，正文并没有固定的模板或写作范式，它需要根据会议的目的、主题和议题灵活设定会议纪要的写作框架。

会议纪要的四大基本点

董秘分享完几个常见的误区后，在电脑上随意打开了数份他过去数年所写的会议纪要，然后问小潘看出了什么。小潘快速浏览后，最大的感受是每一份会议纪要的内容形式没有规律可循，共同点就是格式规范且一致、内容详实且有逻辑。

1. 格式需规范

可能现在很多人仍然存在“内容重于形式”的观念，因而对文字材料的格式问题并不在意。殊不知，很多投稿的作者自负文章内容写得不错，结果却被拒稿了。

其中重要的原因就是格式问题——编辑每天要查看太多的稿件，格式规范的稿件更容易从大量稿件中脱颖而出，并让编辑有动力去进一步地了解具体内容。

在格式上有以下建议。

第一，大标题。 关于“关于××会议主题+会议纪要”的大标题形式，格式可采用3号黑体加粗（英文和数字为“Times New Roman”字体），单倍行距，段后空一格。

第二，会议概况。 内容包括会议的时间、地点、参会人员（务必按职务排序）、主持人、特邀嘉宾和记录人等可采用仿宋字体4号字体（英文和数字为“Times New Roman”字体），单倍行距。

第三，起始段和正文。 起始段开门见山阐明会议的主旨、内容精要和目的，其内容和正文可采用4号仿宋字体（英文和数字为“Times New Roman”字体），单倍行距。

第四，正文标题。 正文标题4号仿宋字体（英文和数字为“Times New Roman”字体），其中一级标题段前0.5行，二级、三级标题无要求（仅加粗）。

2. 称谓要正确

首先，任何对外刊印的文稿里都需要避免“你” “我” “他”等称谓；其次，由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，因而常使用“会议认为”“会议指出”“会议决定”等惯用语。尽量不要出现像“赵总说”“张总建议”等称谓，淡化特定人物的发言，做到会议的召开并不是为某个特定而具体的人而服务，而是服务于事件或解决某个问题。

3. 录音不可少

一般的会议短则1小时，长则2～4小时。正常情况下，很少有人打字速度能跟上发言人的语速，容易造成记录不完整以及出现记录偏差。所以，建议每个做会议纪要的人都全程录音以备后续查验。

如果条件允许的话，可以购买专业的录音笔；如果条件不允许或者未能及时准备录音笔，可以在手机上下载录音APP，但这要求录音者尽量靠近会议主要发言人。

4. 笔记不可缺

并不是有了录音就可以不做笔记了。事实上，笔记的作用更多反映整个会议的逻辑架构。通过记录关键词句，厘清发言人的思路和逻辑，抓住最主要的观点。一场会议下来，通过做笔记最起码要达到明确会议目的和会议主题的目标，从而提高后续会议纪要的输出效率。

会议纪要输出技巧

董秘的讲解让小潘恍然大悟，也解答了之前她一直想不明白的为何董秘开会时似乎漫不经心但却能在会后把会议纪要写的如此详实且有逻辑。不过，关于董秘能会后在与开会时间相当的时间内完美输出会议纪要的能力小潘仍然不解。董秘微微一笑，不厌其烦地继续讲解着。会议纪要输出技巧如图1所示。

1. 会前准备

如果在某个阶段专职做会议纪要，或者负责组织和安排会议，需要做好会前的会务准备工作，如安排会议室、制作参会名牌、相关会议资料发放等。但实际工作中，很多会议属于突发性的，根本没时间去做会务准备。

因此，只能在会前数分钟内尽可能向会议发起人打听清楚会议主题以及相关参会人员信息，并在此基础上对该次会议的重要性进行判断。

2. 会中笔记

录音并不能替代人的好记性，但好笔头却能白纸黑字地记录下会议的核心要义、中心思想、重点话题以及发言人观点等信息，同时梳理出会议内容的层次性和逻辑性。笔记也为会后整理会议纪要的基本框架奠定了基础。做笔记时可在每项后面适当留白，便于会议进展时填充关联，做到初步归类；还可适当圈起关键词，便于翻阅提醒。

3. 会后转化

如果会议纪要仅仅是给参会人员查阅，那么只要在会中认真做好笔记，基本上就能完成工作任务。如果会议纪要还要给到非参会者，那就需要用到录音了。

根据经验，由于录音一般可能需要重复听，所以最终的会议纪要的输出时间就需要两倍录音时间了。

为了提高效率，可以考虑使用飞书APP里的“飞书妙记”功能将音频转化文字，然后对照笔记有选择性地快速复制文字从而丰富会议纪要。“飞书妙记”不仅支持音频的文字转化，还支持视频的文字转化，并能自动识别不同发言人的发言。

例如，共有6个发言人，文字转化区域就会以不同颜色自动识别出他们的发言，并支持说话人手动重命名。同时，文字转化区域中所在的错别字或识别错误还能手动重新编辑，有效解决发言人可能存在的方言或发音不准情况。

会议所形成的组织过程资产包括：会议材料（包括但不限于PPT）、录音和会议纪要。这些数字性的组织过程资产应按时间和会议主题进行分类，建议采用“年月日+大标题+会议纪要”的格式对每一份会议纪要文件进行命名，并存放在云平台供公司内部相关人员随时调阅。

学会了以上会议纪要的写作技巧，一般写纪要的时间最快能压缩到会议召开时间的一半左右。董秘告诉小潘，他曾经最快的纪录是会议结束，会议纪要也同时完成。最后，董秘告诫小潘，会议纪要最好能做到日事日毕，尽量不要拖过夜。■

作者单位 浙大网新集团

本文刊发于《企业管理》杂志2023年第2期